patricklushombo

STILL I RISE - 07/18/2024

Responsable logistique

Gestion des achats : – Établit des contacts avec les fournisseurs, les transporteurs, les autorités gouvernementales compétentes et les autres partenaires de Kolwezi, Kwango et Maniema – Met en place et maintient une chaîne d'approvisionnement structurée de matériaux de haute qualité nécessaires pour les bureaux et les programmes. Coordonner Gérer les missions de terrain et les voyages du personnel staff et missionnaires – Gérer, organiser les missions du personnel et des visiteurs ; – Mettre à jour le calendrier de missions et le partager avec le staff ; – Suivre le mouvement des véhicules pour les courses en ville en collaboration avec les chauffeurs ; – Disponibiliser le véhicule pour les différentes missions, et instruire le chauffeur sur les procédures de mission de Kolwezi et lui donner les instructions ponctuelles ; – Procéder aux réservations de vols et autres moyens de transport (routier, lacustre,) ; – Coordonner les différentes visites à venir et le protocole des missions ; – Procéder aux checks de document de voyage des visiteurs (copies de passeport, visas, itinéraire de voyages, lettres d’invitation, termes de référence de missions, ordres de mission) ; – Faciliter l’acquisition des visas de personnel expatrié en mission pour une longue période de plus de 6 mois et informer la DGM de visites prochaines ; – Procéder aux réservations d’hôtels pour les visiteurs. Assurer la gestion des matériels et équipement – Tenir l’inventaire des biens et équipements selon les procédures et procéder au contrôle physique 2 fois l’an ; – Procéder à l’enregistrement des nouvelles acquisitions des équipements dans l’inventaire et dans le module de gestion des inventaires ; – Mettre à jour la fiche de mise à disposition de biens par service. Transport et entreposage : – Organiser le transport et l'entreposage de matériaux, assurant ainsi l'utilisation rentable et la sécurité des marchandises ; – Tenir à jour les fiches de stocks. Gestion des contrats / Fournisseurs : – Négociation et maintien des accords de services avec les fournisseurs pour assurer la délivrance rentable des produits de haute qualité ou des services au bon moment et au bon endroit. – Anticipation des écarts par rapport aux normes et gère les relations avec les fournisseurs. Assurer la gestion du charroi automobile et engins – Tenir les fiches mensuelles d’allocation de carburant par projet pour chaque véhicule (données compilé) suivant les données encodées dans le système ; – Faire le suivi des fiches d’’entretien ou de réparation des véhicules ; – Faire le suivi de validité des documents de véhicules ; – Approvisionner les véhicules et des générateurs en carburant suivant les procédures kolwezi. Gestion des locaux – Coordonner et superviser les travaux d’entretien du bureau et de l’enclos ; – Faire le suivi de l’entretien des locaux et des différentes réparations au sein de Kolwezi ; – Signaler les différents cas qui nécessitent des réparations ou entretien ; – Faire le suivi de travaux des jardiniers et des femmes des ménages ; – Faire le contrôle spontané dans les différents bureaux. Administration et Ressources Humaines – S'assurer que toutes les exigences administratives et la documentation sont en ordre et archivées à Kolwezi (Copie de l’accord cadre, copie du certificat d’enregistrement, statut, taxes CNSS, IPR, IRL, contrats du bureau, le suivi du renouvellement des visas des visiteurs etc.). – Faciliter l’accueil des visiteurs à Kinshasa Kwango et Maniema – Appuyer l’Assistante Administrative – RH basée à Kolwezi dans toutes les procédures relatives aux ressources humaines pour le Bureau de Bukavu (processus de recrutement, suivi de la signature des contrats par l’ONEM, induction/orientation des nouveaux recrus, …) conformément aux directives de STILL I RISE (et aux exigences des bailleurs, si nécessaire) et en toute transparence, – Collecter tous les time-sheets du Bureau de KOLWEZI et compléter mensuellement la fiche de mouvements du personnel par projet pour transmission auprès de Human Ressources Officer basée Kolwezi. Secrétariat et réception – Superviser l’accueil et l’orientation des visiteurs moyennant le billet d’audience ; – Gérer les courriers (E-mail, correspondances diverses) : assurer la réception, l’expédition, le contrôle, l’enregistrement, le dispatching rapide des correspondances internes et externes ; – Assurer un archivage cohérent des courriers reçus et traités ; – Participer aux réunions hebdomadaires, faire le compte rendu et l’archiver, – Tenir à jour un tableau de géolocalisation des partenaires de STILL I RISE dans la province.