Agent Administratif et Encodage

Loyela Recrutement est à la recherche d’un Agent Administratif et Encodage pour un client basé à Lubumbashi. L’Agent Administratif et Encodage a pour rôle de gérer l’ensemble des tâches administratives liées à la collecte, l’analyse, l’encodage et le suivi des dossiers douaniers. Il/elle veille à la conformité des documents, au respect des procédures légales, et à l’exactitude des données dans l’ERP afin de faciliter les processus de dédouanement et les formalités administratives.

Responsabilités

• Prévoir son planning de travail journalier ;
• Collecter les informations nécessaires au dédouanement du dossier (conformément à la législation en vigueur) ;
• Se rassurer d’avoir répondu aux différentes requêtes (internes et externes) ;
• Vérifier si on est en possession de tous les documents avant encodage
• Analyser les problèmes potentiels afin de trouver une solution avec ses collaborateurs ;
• Enregistrer et communiquer à ses supérieurs tous problèmes  résolus et à résoudre.
• Réception, analyse des documents de la PA ( facture commerciale, BP, contrat, lab certif)
• Création des dossiers;
• Encodage dans l’ERP de C-Link des dossiers crées ;
• Etablir la conformité entre les documents, 
• Draft demande de commencement, 
• Draft demande déclaration d’origine, 
• Draft demande ATR, 
• Etablir les requêtes LMC, 
• Etablir les FERE,
• Draft des différents PVs 
• Réception des loadings sheets  après chargement d’un camion afin de prélever les différentes  informations nécessaires à l’élaboration  des notes de taxation.
• Elaboration des notes de taxation auprès du service taxateur notamment la Direction des Recettes du Katanga (DRHKAT)
• Préparer les notes de taxation selon la procédure afin d’obtenir l’ordre de virement  auprès du service de comptabilité.
• Déposer ces O.V  dans les banques concernées et retirer les preuves de paiement dans les mêmes banques.
• Faire des copies de ces preuves de paiement pour les déposées au gouvernorat, chez le client et les classées.
• Regrouper les différents documents constitutifs d’un dossier susceptible à être examiné par le gouvernorat notamment la division des mines, commerce extérieur, déclaration, quittance, … 
• Préparer ces dossier en faisant une liste des dossiers à déposer au gouvernorat avec les dossiers concerné afin d’obtenir l’autorisation de leur sortie à la frontière accompagné bien sure des preuves de paiement  susmentionnées.
• Retirer les listes au gouvernorat, après examen et approbation, les transmettre à notre agent qui s’occupe des formalités Kisanga pour la suite de la procédure.
• Tirer des copies de ces dossiers en quatre exemplaires et les expédier à Kisanga et Kasumbalesa pour les formalités une fois que ces camions
• Suivre méticuleusement le statut de chaque dossier et faire le suivit des indicateurs de performance
• Centraliser les documents et feeder l’ERP avec tous les documents, références et dates prévus à cet effet, 
• Faire le suivit de chaque étape, 
• Faire le rapport sur l’état des dossiers, 
• S’assurer que tous les documents sont scannés dans l’ERP 
• Contrôler la cohérence des documents  reçus ;
• La mise à jour de logistics
• Enregistrement des non-conformités dans le système qualité lorsque cela est nécessaire ;
• Correction des erreurs constatées et application des mesures préventives dans les plus brefs délais ;
• Proposition d’amélioration de la documentation du client conformément aux exigences légales ;
• Proposition d’amélioration du logiciel C-link conformément aux besoins du législateur et du client ;
• Participation aux formations proposées afin d’améliorer ses compétences ;
• Signaler à sa hiérarchie tout problème pouvant nuire à la bonne marche du service ou pouvant avoir des conséquences négatives pour l’entreprise et la clientèle.
• Organisation de réunions.

Expériences et qualifications

• Diplôme supérieur, expérience professionnelle équivalente ou brevet de formation portant sur la connaissance ;
• Maitrise du français (lu, écrit, parlé) ;
• Bonnes connaissances de l’outil informatique (e-mail, Microsoft office) ;
• Notion du commerce international ;
• Esprit d’initiative ;
• Esprit organisationnel ;
• Esprit d’équipe ;
• Esprit d’analyse ;
• Apte à travailler sous pression et sous stress ;
• Conscience professionnelle ;
• Sens des responsabilités ;
• Les candidatures féminines et des personnes vivant avec handicap sont fortement encouragées

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