Agent Administratif et Facturation ( Bivac – Seguce )

Loyela Recrutement est à la recherche d’un Agent administratif et facturation pour un client basé à Lubumbashi. L’Agent Administratif et Facturation a pour rôle de garantir le traitement rigoureux et efficace des dossiers administratifs et de facturation, en conformité avec les normes douanières et réglementaires. Il/elle assure le suivi des opérations, la mise à jour des systèmes ERP, ainsi que la communication avec les différentes parties prenantes.

Responsabilités

• Traiter et analyser la conformité des documents du dossier, (conformité de l’information sur les différents documents, document manquant, type d’importation, etc.);
• Faire un rapport journalier / hebdomadaire à sa hiérarchie ;
• Transmission / classement des dossiers;
• Gestion de toutes les demandes de sa hiérarchie ;
• Classement et rangement de son bureau avant de clôturer la journée de travail. 
•  Mise à jour régulière dans l’ERP :
  • Encodage des données de la Licence
  • Encodage des données de l’AV
  • Encodage des données de la facture commerciale 
• S’assurer que les documents sont scannés dans système
• Régulariser les documents manquants via impression dans la plateforme SEGUCE (AV/ARA/ Licence).  Et mise à jour dans le système ;
  • Établir la liste des dossiers déclarés avec RI dont les AV sont obtenus par la suite du traitement dossier.
  • Transmettre le courrier C-Link avec en annexe la liste des AV réceptionnées (relatives aux dossiers traités avec RI) à la DGDA (procédure de régularisation des dossiers traités avec RI).
  • Classement de l’accusé réception 
• Classer et respecter les annexes de vos dossiers ouverts dans l’ordre suivant : 
  • Road Manifest (RM)
  • Road Consignment note (RCN)
  • Facture commerciale (FC)
  • Liste de colisage
  • Rapport d’inspection (RI)
  • Attestation de vérification
  • Licence IB
  • FERI (F)
  • Attestation de destination (AD)
  • Fiche check-list import
• Faire le suivit & relancer le client sur les documents manquants / non conformes ;
• Suivre les indicateurs prévus à cet effet, 
• Transmission des dossiers à l’équipe déclarant pour traitement avant la saisie ou pré cotation (pour établissement de la simulation de la déclaration) ;
• Facturer selon les tarifs contractuels en place ; 
• Préparer le pli de documents qui accompagnent la facture ; 
• Préparer la fiche de transmission ; 
• Suivre les délais facturation et les délais d’accusé réception, 
• Classer les factures et les plis dans le SharePoint prévu à cet effet ; 
• Gestion quotidienne et régulière des dossiers : 
  • Échange des mails entre l’entreprise et le client ;
  • Envoi des fichiers aux clients ;
  • S’assurer via Bureau Veritas (9 jours après déclaration) que l’AV est disponible dans la plateforme.
  • Dans le cas contraire, un mail doit être adressé à Bivac pour connaitre le statut du dossier en cours.
  • Faire le suivi des dossiers en cours de modification auprès de Bivac.Séance de travail ou réunion avec le client et/Bivac-OCC
  • Réception physique des documents en rapport avec l’avancement des dossiers ;
• Contrôler la conformité des documents cfr check documentaire 
• Contrôler la conformité du régime douanier, de la position tarifaire (taux tarif douanier appliqués) et des autorisations éventuelles ;
• Contrôler la cohérence des AV et les autres documents commerciaux tant par rapport à la position tarifaire, la description de la marchandise, la valeur, les quantités, le poids, la devise, l’incoterm, le pays d’origine, le mode de transport, etc.;
• Contrôler l’exactitude des informations encodées dans le logiciel C-link
• Enregistrement des non conformités dans le système de gestion qualité interne, 
• Correction des erreurs constatées et application des mesures préventives dans les plus brefs délais ;
• Proposition d’amélioration de la documentation du client conformément aux exigences légales ;
• Proposition d’amélioration du logiciel C-link conformément aux besoins du législateur ;
• Participation aux formations proposées afin d’améliorer ses compétences ;
• Organisation de réunions.

Expériences et qualifications

• Diplôme en administration, logistique ou domaine similaire.
• Expérience dans un environnement douanier ou dans la gestion de dossiers administratifs (un atout).
• Connaissance des procédures douanières et des plateformes comme SEGUCE.
• Les candidatures féminines et des personnes vivant avec handicap sont fortement encouragées

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