Secrétaire et chargé du charroi

Loyela Recrutement est à la recherche d’un Secrétaire et chargé du charroi (H/F) pour un de nos clients basé dans la province du Haut-Katanga. Vous serez responsable de la gestion administrative du secrétariat, de la facturation, ainsi que de la gestion du parc automobile (charroi). Ce poste polyvalent exige une organisation rigoureuse, une excellente capacité de communication et une grande autonomie.

Responsabilités

• Gestion administrative du secrétariat :
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.
  • Gérer le courrier entrant et sortant, les emails et la documentation administrative.
  • Planifier et organiser les réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
  • Préparer les rapports, correspondances et présentations nécessaires aux équipes.
  • Maintenir les archives et bases de données à jour (fichiers clients, contrats, etc.).
• Facturation :
  • Établir les factures pour les clients en respectant les délais.
  • Suivre les paiements et relancer les factures impayées.
  • Tenir à jour les dossiers financiers liés à la facturation et préparer des rapports mensuels.
  • Collaborer avec le service comptable pour garantir la précision des données.
• Gestion du charroi :
  • Planifier et suivre l’entretien, les réparations et le contrôle technique des véhicules de l’entreprise.
  • Superviser l’approvisionnement en carburant et gérer les cartes ou bons de carburant.
  • Assurer la gestion des documents des véhicules (assurances, permis, etc.).
  • Coordonner l’utilisation des véhicules en fonction des besoins opérationnels.
  • Suivre les coûts d’exploitation du parc automobile et proposer des optimisations.

Expériences et qualifications

• Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou domaine connexe.
• Minimum 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement technique ou industriel.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des logiciels de gestion administrative ou de facturation (un atout).
• Connaissance de base en gestion de flotte automobile ou logistique.
• Organisation et gestion des priorités.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
• Rigueur, proactivité et esprit d’analyse.
• Excellentes compétences relationnelles et capacité à collaborer avec plusieurs équipes.
• Bonne maîtrise du français (écrit et oral). La connaissance de l’anglais est un plus.
• Les candidatures féminines et des personnes vivant avec handicap sont fortement encouragées

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