josue chizungu
Description
Éducation
Université Catholique de Bukavu 2010-2011
Licence en Droit Public
Licence en Droit
Hautes Ecoles de Commerce "HEC-Rabat" 2024
Master en Gestion des Ressources Humaines
Gestion des RH (en cours)
Expérience professionnelle
Agence belge de développement "Enabel" 04/10/2023 - 04/10/2025
Chargé des RH
• comme appui à la gestion opérationnelle des ressources humaines nationales: assister le Gestionnaire programme provincial dans sa gestion des RH nationales afin d’assurer une application conséquente des politiques, pratiques et initiatives RH; • comme gestionnaire de l’administration du personnel national : assurer la gestion administrative du personnel national au niveau de la Coordination provinciale (classement et l’archivage des documents administratifs de routine, préparation des fiches de paie pour les journaliers et les consultants, préparation des documents réglementaires liés à la gestion du personnel notamment la rédaction des contrats de travail du staff nationaux et de consultance, élaboration des conventions de collaboration avec les différents partenaires permanents et occasionnels, superviser la gestion du personnel occasionnel, des consultants et contractants , veiller à la conformité des fiches mensuelles ERA (time-sheets) et des fiches de pointage de présence hebdomadaire du staff, veiller aux déclarations et paiements des impôts et taxes auprès des services étatiques en toutes conformités et dans les délais légaux, préparation des fiches de paie du staff, les faire signer par ceux-ci et les classer mensuellement dans leurs dossiers respectifs, Assurer le processus de recrutement du personnel & de la publication du poste jusqu’au checking des références, visa ONEM et intégration de la personne recrutée) afin de garantir une administration transparente, un cadre règlementaire/administratif cohérent; • comme conseiller et coach en matière de gestion des RH : appuyer le management local dans toutes les matières propres à la gestion des RH nationales et être une source fiable et experte de conseil afin d’instaurer l’efficacité et l’efficience organisationnelle RH & de minimiser les risques inhérents à la gestion RH • comme développeur des talents : contribuer à l’engagement des talents et à leur épanouissement afin de permettre de contribuer de façon responsable et créative au développement de l’organisation; • comme gardien du bien-être: garantir l’épanouissement de chaque collaborateur et la paix sociale au sein de Enabel (relations avec délégation syndicale, suivi de la gestion des litiges, suivi des cercles de développement, …) • S’occuper des soins médicaux et de l’exécution de la convention médicale signée avec la structure médicale partenaire • Soutenir le renforcement des capacités et le partage des connaissances. Réalisations clés : Je gère 8 agents expatriés et 120 agents nationaux. • Je développe des stratégies RH validées et alignées par le SMT • J’ai développé un réseau fluide communicationnel avec les institutions étatiques pour faciliter les déclarations des taxes et impôts • Les diverses déclarations sont faites dans le deadline requis, et aucunes plaintes ni pénalités n’ont été signalées • J’assure des processus fiables de recrutement du staff performant à différents postes • Je mets sur pied des politiques et stratégies de fidélisation du staff en proposant une politique d’attraction du staff • Je développe une communication fluide avec les autorités locales, cela permet une protection et appropriation de nos activités sur terrain.
Œuvre Chrétienne pour la Femme : OCF 10/04/2021 - 03/24/2023
Officier Administration & Ressources Humaines
• Introduction sur l'organisation et le contexte lié au bureau, y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation dans le monde professionnel • Soutien à l'administration dès l'arrivée du visiteur, y compris la création de comptes bancaires, les demandes de permis de séjour (visas) et l'achèvement d'autres processus officiels requis par le gouvernement congolais ; • Faciliter l'identification et la satisfaction des besoins et des objectifs en Ressources Humaines de l'organisation • Soutenir la mise en œuvre efficace des aspects des Ressources Humaines du plan stratégique et du modèle opérationnel de l’organisation ; • Piloter l'alignement des initiatives stratégiques RH et des politiques-pratiques RH, telles que détaillées dans la stratégie RH, avec les besoins opérationnels du bureau ; • Conseils structurés, mentorat et coaching par un superviseur, y compris un plan de travail clair et une évaluation des performances • Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs de routine • Le classement et l’archivage des dossiers du personnel expatrié et staffs nationaux avec tous les files connexes • Préparation des fiches de paie pour les journaliers et les consultants • Préparer les documents réglementaires liés à la gestion du personnel notamment la rédaction des contrats de travail du staff nationaux et de consultance, les conventions de collaboration avec les différents partenaires permanents et occasionnels • Superviser la gestion du personnel occasionnel, des consultants et contractants • Veiller à la conformité des fiches mensuelles ERA (time-sheets) et des fiches de pointage de présence hebdomadaire du staff • Veiller aux déclarations et paiements des impôts et taxes auprès des services étatiques en toutes conformités et dans les délais légaux • Préparation des fiches de paie du staff, les faire signer par ceux-ci et les classer mensuellement dans leurs dossiers respectifs • Assurer le processus de recrutement du personnel, de la publication du poste jusqu’au checking des références • Accès à l'espace de bureau, à l'équipement, au support informatique et à tout autre système et outil requis pour atteindre les objectifs du projet, y compris une adresse e-mail de l’organisation • Tracking des congés et des absences non-justifiées du staff • S’occuper des soins médicaux et de l’exécution de la convention médicale signée avec la structure médicale partenaire • Garantir le bon fonctionnement de la réception, des locaux propres du bureau • Aider la Logistique à préparer la demande d’achat du stock des house supplies et office supplies et en faire le suivi de la demande d’achat jusqu’à la livraison pour utilisation au bureau • Indemnité journalière de subsistance pour les voyages officiels de staffs terrain, le cas échéant • Soutenir le renforcement des capacités et le partage des connaissances. Réalisations clés : Je gérais 1 agent régional et 58 agents nationaux. • Je développais des stratégies RH validées et alignées par le SMT • J’ai développé un réseau fluide communicationnel avec les institutions étatiques pour faciliter les déclarations des taxes et impôts • Les diverses déclarations sont faites dans le deadline requis, et aucunes plaintes ni pénalités n’ont été signalées • J’ai développé une communication fluide avec nos différents bailleurs de nos différents bureaux et maisons loués, cela permettant une intégration de nos staffs, • J’ai assuré des processus fiables de recrutement du staff performants à différents postes • J’ai mis sur pied des politiques et stratégies de fidélisation du staff en proposant une politique d’attraction du staff • J’ai développé une communication fluide avec les autorités locales, cela permettant une protection et appropriation de nos activités sur terrain. • J’ai conduit plusieurs formations de renforcement de capacités avec les staffs terrain afin qu’ils soient mis à la page des principes RH & Administratifs • J’ai développé des fiches et listes automatiques de suivis réguliers du staff sur terrain afin de réduire les risques de dérapages du staff
Food for the Hungry : FH-DRC 06/25/2018 - 07/30/2021
Officier Administration & Ressources Humaines
Veiller au respect des procédures et normes de FH en matière de Gestion des Ressources Humaines et Administration • Assurer la gestion courante des Ressources Humaines du projet Tuungane Pamoja II • Établir et suivre la planification et le suivi des congés du personnel et R&R pour les délégués basés à Mubumbano ; • Organiser et participer au processus de recrutement du personnel terrain ; • Veiller à ce que tous les nouveaux briefings du personnel soient effectués au cours de la première semaine de leur arrivée • Soutenir les institutions nationales selon les besoins pour les Ressources Humaines (déclarations légales) • Veiller à ce que les informations soient transmises en temps opportun à tout le personnel •Veiller au respect des réglementations locales et du Droit du Travail et assurer la liaison avec les autorités locales du travail •S'assurer que les sorties du personnel sont gérées de manière appropriée RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES RH : - En charge de l'administration générale du personnel et de la mise en œuvre des politiques et procédures de l'organisation - Fournir un soutien dans les processus de recrutement, y compris les annonces, remplir les candidatures, inviter les candidats, organiser les lieux d'entretien, etc. - Mettre à jour les documents et dossiers du personnel, y compris les contrats, les congés, les examens médicaux, les extraits d’acte de naissance, les évaluations, etc. et les conserver en version électronique et en dur - Générez des enregistrements et des rapports mensuels tels que les timesheets du personnel, les missions sur terrain, les listes du personnel, les congés et autres statistiques RH - Assurer le calcul salaires du staff du site de FH Mubumbano et les relayer avec le bureau national pour compilation - Traiter et suivre les demandes de couverture médicale et d'assurance - Préparer les contributions du personnel aux organismes statutaires concernés (sécurité sociale, pensions, etc.) RESPONSABILITES SPECIFIQUES ADMIN : - Mettre à jour le suivi des mouvements du personnel, le suivi des déplacements mensuels et les formulaires de suivi des contrats des fournisseurs. - Préparer les paiements des prestataires et les frais de transport du staff - Classer tous les documents administratifs ; - Enregistrer et traiter le courrier destiné aux Ressources Humaines - Former et développer l'équipe terrain concernant les questions d’administration - Superviser l'activité quotidienne du personnel de soutien. - Garantir le bon fonctionnement de la réception, des locaux propres, - Mettre en place et maintenir un système de classement et d’archivage pour tous les documents administratifs conformément aux procédures - Assurer toutes les déclarations mensuelles des taxes et impositions (IPR, CNSS, ONEM, IRL, INPP) - Suivre l’état des bureaux et locaux avec les bailleurs : administrer les baux - Initier et maintenir les licences, les baux et les contrats avec les autorités compétentes et les fournisseurs - Responsable du traitement des permis de travail, visas et autres permis connexes - Suivi général du bureau de zone et des maisons/appartements et s'assurer que les factures de services publics sont payées, - Effectuer des audits d'inventaire physique périodiques. Réalisations clés : Je gérais 99 agents nationaux. • Je développais des stratégies RH validées et alignées par le CMT du site de Mubumbano • Les diverses déclarations des taxes et impositions étaient faites dans le deadline requis, et aucune plainte ni pénalités n’avaient été signalées • J’avais développé une communication fluide avec les différents bailleurs de nos différents bureaux terrain, cela permettait une intégration de nos staffs sur terrain, • J’avais développé une communication fluide avec les autorités locales, cela permettait une protection et appropriation de nos activités sur terrain. • Je conduisais plusieurs formations de renforcement de capacités avec les staffs terrain afin qu’ils fussent mis à la page des principes RH & Administratifs • J’avais initié des fiches et tracking-list automatiques de suivis réguliers du staff sur terrain afin de réduire les risques de dérapages du staff, et de faciliter la production du rapportage mensuel du site • Je facilitais des permis de séjour pour tous les visiteurs qui venaient au site de Mubumbano
INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC-DRC) 06/27/2013 - 09/30/2016
Admin, RH Assistant & Intendance
• Assurer la récolte des time-sheets pour le calcul des salaires • Tenue et mise à jour de la liste principale du personnel ; • Assurer toutes les déclarations mensuelles des taxes et impositions (IPR, CNSS, ONEM, IRL, INPP) • Suivre l’état des bureaux et locaux avec les bailleurs : administrer les baux • Suivre toutes les démarches administratives d'obtention des autorisations de travail pour le personnel expatrié ; • Mettre en œuvre les politiques et procédures de l'IRC à travers sa diffusion par affiches, point hebdomadaire auprès du personnel et assurer sa pleine mise en œuvre ; • Gestion des congés ; • Recueillir toutes les doléances quotidiennes des salariés, • Administration des soins médicaux pour tous les salariés. • Soutien à la paie : assurer la collecte de toutes les données des employés liées à la paie pour le traitement. - Analyse et rapports : • Préparer des rapports hebdomadaires ; les audits, • Tenir des indicateurs RH mensuels et suivre : l'absentéisme subi, le taux de présence effectif, Etudiants/temps de travail rémunéré (ETP), Le taux d'arrêt maladie (Personnel Santé), le taux de sinistre, la taux de pénalité - Recrutement • Assurer le processus de recrutement local ; • Intégration des nouveaux staffs. Réalisations clés : Je gérais 12 agents sous ma supervision directe et plus de 200 agents transversaux de différents départements. • Je faisais respecter les stratégies RH validées et alignées par la Coordination Provinciale RH • Les diverses déclarations des taxes et impositions étaient faites dans le deadline requis, et aucune plainte ni pénalités n’avaient été signalées • La traçabilité des soins médicaux étaient aux aguets • Les locaux/bureaux ainsi que les résidences des expatriés étaient toujours tenus propres et les agents de cuisine rendaient un service de qualité sous notre supervision, les services de gardiennage étaient bien suivis. • J’avais développé une communication fluide avec les différents bailleurs de nos différents bureaux terrain, cela permettait une intégration de nos staffs sur terrain, • J’avais initié des fiches et tracking-list automatiques de suivis réguliers du staff sur terrain afin de réduire les risques de dérapages du staff, et de faciliter la production du rapportage mensuel du site
COCAFEM-GL (Concertation des Collectifs des Associations Féminines des Grands-Lacs africains, « COCAFEM-GL ») 01/17/2012 - 06/03/2014
Point Focal Admin & RH
Le Point Focal Admin & Ressources Humaines est chargé de fournir un soutien à la Directrice des Ressources Humaines dans la supervision du processus de publicité, de recrutement, de candidature et d'embauche pour tout le personnel du Projet de Lutte contre les Violences faites à la Jeune Fille et à la Femme « PLUVIF » et ainsi que de soutenir le développement de stratégies de Ressources Humaines, l'intégration, etc Responsabilités RH : - Maintenir à jour les exigences de poste et les descriptions de postes pour tous les postes en province - Créer et publier des annonces d'emploi, se familiariser avec et pouvoir publier sur divers sites d'emploi, créer et gérer des candidatures Google Forms - Recruter des candidats et examiner toutes les candidatures entrantes, vérifier les références et faire des recommandations de candidats en fonction des besoins actuels du PLUVIF - Gérer les nouveaux processus d'embauche (y compris, mais sans s'y limiter, les nouveaux formulaires d'embauche, la configuration des e-mails, le partage de fichiers), gérer les entretiens de départ - Examiner les politiques et procédures de Ressources Humaines et recommander des modifications si nécessaire - Maintenir les enregistrements de ressources - Contribuer à l'effort de l'équipe en obtenant des résultats connexes selon les besoins - Planifier toutes les réunions disciplinaires des employés, les entrevues de sortie et les autres réunions assignées. - Participer aux réunions du comité de discipline et complète des notes détaillées et précises de toutes les procédures. - Maintenir des feuilles de calcul de toutes les soumissions reçues ainsi que le statut d'approbation ou les problèmes. - Rédiger des documents de communication à l'organisation à l'appui des termes et conditions de travail tels que définis par COCAFEM-GL. - Participer et préparer tous les documents liés aux licenciements et aux démissions des employés, aux mesures disciplinaires, etc. - Faciliter les calculs des soldes de tout compte ainsi que la paie en collaboration avec les RH régionaux. - Mener des entretiens de sortie avec le personnel et identifier toute tendance négative (Capable de déterminer si des mesures correctives peuvent retenir un personnel précieux. Fait des recommandations au superviseur, le cas échéant) - Former/capaciter le personnel : formation continue et documentée. - Assurer la demande de visa, le permis de travail et le rapport de mise à jour de visa sur une base mensuelle Réalisations clés : Je gérais 45 agents nationaux avec une fréquence fluide des visiteurs régionaux. • Je développais des stratégies RH validées et alignées par le SMT du bureau régional via la Coordination RH région • Les diverses déclarations des taxes et impositions étaient faites dans le deadline requis, et aucune plainte ni pénalités n’avaient été signalées • J’avais développé une communication fluide avec les différents bailleurs de nos bureaux, et des partenaires étatiques des frontières, cela permettait une grande intégration de nos staffs au pays, • J’avais développé une communication fluide avec les autorités locales, cela permettait une protection et appropriation de nos activités sur terrain. • Je conduisais plusieurs formations de renforcement de capacités avec les staffs terrain afin qu’ils fussent mis à la page des principes RH & Administratifs • J’avais initié des fiches et tracking-list automatiques de suivis réguliers du staff sur terrain afin de réduire les risques de dérapages du staff, et de faciliter la production du rapportage mensuel du site • Je facilitais l’acquisition des visas et des permis de séjour pour tous les visiteurs qui venaient au pays