Réceptionniste

Loyela Recrutement est à la recherche d’une Réceptionniste pour un client basé à Kinshasa dans l’installation, la réparation et la maintenance électrique. La réceptionniste est responsable de l’accueil des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques et de l’efficacité des communications internes et externes de l’entreprise. En tant que premier point de contact pour les clients et partenaires, il joue un rôle crucial dans l’image de l’entreprise en offrant un service d’accueil chaleureux, courtois et professionnel. Il assure également diverses tâches administratives pour soutenir le bon fonctionnement de l’entreprise, tout en veillant au respect des procédures internes.

Responsabilités

• Gestion des documents entrants 
  • Réceptionner, vérifier, et enregistrer tous les documents entrants (courrier, colis, documents administratifs).
  • Assurer la distribution des documents aux services concernés avec accusé de réception.
  • Tenir à jour le registre des documents reçus et distribués pour assurer une traçabilité efficace.
  • Collaborer avec le commis comptable pour le classement et l’archivage des pièces administratives se trouvant à l’accueil.

• Accueil physique 
  • Accueillir les clients, visiteurs, et fournisseurs avec professionnalisme, en s’assurant qu’ils se sentent bien accueillis dès leur arrivée.
  • Orienter les visiteurs vers les personnes ou services appropriés, tout en veillant à leur confort durant l’attente (gestion des badges, accès aux salles de réunion, etc.)
  • Fournir les informations de base concernant l’entreprise ou ses services.

• Accueil téléphonique 
  • Répondre aux appels entrants, filtrer les communications, et rediriger les appels vers les interlocuteurs appropriés.
  • Prendre des messages clairs et précis en cas d’absence du destinataire, et s’assurer de leur transmission rapide.

• Gestion du courrier et des colis 
  • Réceptionner, trier, et distribuer le courrier interne et externe, ainsi que les colis reçus.
  • Préparer les envois postaux et colis pour les départs, en respectant les procédures de l’entreprise.
  • Maintenir un registre des courriers recommandés et colis, en s’assurant que les signatures requises sont obtenues.
• Organisation des rendez-vous  
  • Gérer la prise de rendez-vous et la réservation des salles de réunion, en fonction des disponibilités et des priorités des collaborateurs
  • Aider à la coordination des réunions et des événements internes, notamment en informant les équipes concernées.

• Gestion des stocks de fournitures  
  • Veiller à la gestion des fournitures de bureau (stylos, papiers, consommables) à l’accueil, et passer les commandes nécessaires pour éviter les ruptures.
• Classement et archivage 
  • Effectuer des tâches de classement et d’archivage des documents administratifs en collaboration avec les autres départements, notamment le service comptabilité.
• Coordination interne et externe 
  • Travailler en collaboration avec les autres services pour assurer une communication fluide et un flux d’information efficace.
  • Informer les collaborateurs des visiteurs, appels ou courriers importants reçus.

• Respect des procédures de sécurité et de confidentialité  
  • Appliquer et faire respecter les procédures de sécurité à l’accueil, notamment en ce qui concerne la gestion des badges visiteurs et l’accès aux zones sensibles de l’entreprise.
  • Veiller à la confidentialité des informations transmises ou reçues lors des interactions avec les visiteurs, clients, et partenaires.

Expériences et qualifications

• Diplôme en administration (minimum BAC+2).
• Au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire
• Maîtrise des outils informatiques, en particulier des logiciels de comptabilité intégrés.
• Rigueur, organisation et souci du détail.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Esprit d’équipe et adaptabilité.
• Bonne capacité de communication pour interagir avec différents services et partenaires.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Capacité à travailler sous pression.
• Les candidatures féminines et des personnes vivant avec handicap sont fortement encouragées



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